La conclusión se deriva de una encuesta realizada durante charla abierta (Cálculos y Procesos) sobre el uso de la tecnología al servicio de los impuestos organizada por las dos empresas en mayo (según sondeo de opinión de Thomson Reuters y EY).
Thomson Reuters, el proveedor líder mundial de soluciones e información inteligente para empresas y profesionales, y EY (ex Ernst & Young), una de las firmas más sólidas de auditoría y consultoría del mundo, ofrecieron una charla abierta sobre tecnología al servicio de los impuestos, en el contexto de la Reforma Tributaria.
Expertos tributarios de EY encabezados por Carlos Muñoz, socio líder de Global Compliance & Reporting de EY, y Tomás Trossero, Gerente de Soluciones de Software en Thomson Reuters Chile, analizaron la situación actual, tendencias en el uso de las TI para gestionar los procesos y riesgos tributarios en grandes contribuyentes.
En esa línea, Tomás Trossero hizo una presentación del software ONESOURCE. Esta solución permite optimizar todo el proceso de gestión de información tributaria y financiera de las grandes empresas que hoy tributan en Chile.
“Con la reforma tributaria, se pone mucho foco en la posibilidad de auditar al contribuyente en su propio ambiente. El SII posee ahora atribuciones que antes no tenía respecto a la forma de auditar y esto de alguna manera debe ser tenido en cuenta por los contribuyentes”, analiza Tomás Trossero. “Esta es una tendencia mundial y en Chile el SII se está alineando con eso. La Reforma Tributaria cambia un poco las reglas del juego, pero lo que busca es mayor transparencia. Además de un espíritu recaudatorio, busca poder auditar mejor y más rápido a los contribuyentes, disminuir la brecha de evasión, y en esa línea, nuestras herramientas sirven en pos poder reflejar los procesos de determinación de impuestos de manera transparente”, recalcó Tomás Trossero.
Casos de estudio como el de Mercado Libre, compañía que tras implementar ONESOURCE disminuyó en un 90% el trabajo manual en planillas, demuestra que las empresas pueden agilizar sus procesos gracias a la implementación de tecnología aplicada a los impuestos. A ello se suman factores de tiempo y trazabilidad, importantes en las grandes empresas, donde el gran volumen de datos les genera una importante carga de trabajo a los especialistas contables.
Los representantes de EY, en tanto, abordaron desde su perspectiva las nuevas facultades con las que hoy cuenta el SII tras el nuevo marco legal tributario. Los especialistas analizaron con los presentes los mecanismos de la fiscalización electrónica, como también las normas y resultados esperados de las nuevas facultades concedidas al SII para el control a la economía digital.
Los expositores destacaron la brecha tecnológica que existe entre el SII y los contribuyentes, quienes hoy, entre otras falencias, no cuentan con trazabilidad en sus sistemas tributarios. De ahí que la Reforma Tributaria le otorgue al SII mayores atribuciones para reducir la evasión y la elusión en las empresas a través de la fiscalización electrónica, que entre otras cosas le permitirá al SII realizar el examen de dicha contabilidad accediendo o conectándose directamente a las aplicaciones informáticas, medios electrónicos o cualquier otro sistema tecnológico. Asimismo, también podrá verificar por este medio el correcto funcionamiento de dichos sistemas tecnológicos, a fin de evitar manipulación de datos necesarios para comprobar la correcta determinación de bases imponibles, rebajas, créditos e impuestos. Al respecto Carlos Muñoz, subrayó que “no es lo mismo fiscalizar con los métodos antiguos donde el fiscalizador del Servicio pedía papeles y el producto que finalmente obtenía era exiguo y a veces parcial. El uso de la tecnología le permite en forma mucho más rápida y eficiente abarcar una mayor cantidad de información, realizando chequeos y procesos automáticos y detectar errores más fácil y más rápidamente”.
¿Cuál es el estado actual de la aplicación de tecnología al servicio de los impuestos en las empresas en Chile?
Thomson Reuters y EY acompañan de cerca el estado de avance de las empresas asistentes en cuanto a la tecnología aplicada para el control tributario. Para ello, realizaron un sondeo en octubre del 2015 y en mayo de este año para conocer cómo realizan sus tareas los profesionales de los impuestos. En total, se consultaron cerca de 85 especialistas tributarios de medianas y grandes compañías en Chile de diferentes sectores (industrial, agroindustria, telecomunicación, energía, inmobiliaria, concesiones y construcción, minería e industria financiera) de diferentes rangos (analista, gerente/director, contador general y subgerente/manager). Los resultados demuestran que la automatización sigue siendo una oportunidad para las empresas y que, tal como remarca Carlos Muñoz, “ahora el contribuyente tiene más conciencia de cumplimiento y por lo tanto más que preocupado de pagar menos, está preocupado de pagar lo que corresponde” y para ello las herramientas tecnológicas son una ayuda fundamental.
El 69% de los encuestados reveló que realizan la organización de la provisión a la renta e impuestos diferidos en planillas de cálculo y en forma manual. “El resultado demuestra una clara oportunidad de mejora automatizar procesos que permita mayor capacidad de análisis y procesos menos riesgosos. Hay que ocurrir un cambio de enfoque por un modelo de gestión basado en la automatización y de mayor posibilidad de análisis de la información”, recomienda Tomás Trossero.
Cuando preguntados sobre cómo controlan los vencimientos y la asignación de tareas en su departamento de impuestos, 89% de los profesionales respondió que controla y administra los vencimientos en planillas de cálculo y en forma manual. “Si los profesionales pudieran contar con alertas y semáforos, destinarán tiempo solo al control de las excepciones. El equipo podrá destinar más horas a la capacitación y a la planificación del largo plazo mientras el software hace el trabajo operativo”, explica Trossero.
Con relación a gestión documental automatizada, se observa un potencial de riesgo de pérdida de información en la mayoría de las respuestas. Suponiendo que se asuma como un hecho la gestión de backups automáticos o semi-automáticos, no existiría trazabilidad entre la guarda documental y los operadores de esos documentos. Tampoco se observa en la mayoría de los casos confiabilidad y rapidez a la hora de rescatar la información. Eso porque 43% de los encuestados dice que se custodia la información tributaria de años anteriores para revisión del SII o de terceros a través del PC del encargado de impuestos, 14% utiliza un software para la custodia de información, 14% hace el respaldo en forma manual y el 5% custodian con un desarrollo a medida.
En los procesos de fiscalización del SII o de revisión de terceros, el 36% ha experimentado complejidad en recalcular los controles contables analizados para la confección de ajustes, 16% ha experimentado pérdidas de sustentos o respaldos documentales en procesos de fiscalización, 16% ha experimentado cambios en los sistemas de información que dificultan el seguimiento de la información contable y el 12% ha experimentado pérdida de información histórica disponible en el ERP. Sobre este tema, Tomás Trossero llama la atención para la necesidad de desarrollar una gestión de la trazabilidad y la transparencia:
“Por lo general el uso de planillas de cálculos dificultan en gran manera poder demostrar trazabilidad y transparencia en los procesos tributarios. Tener que destinar tiempo a este tema en particular es muy poco productivo. Contar con un sistema que automatice la gestión documental resultará beneficioso para la empresa pero más importante a la hora de las auditorías”.
En cuanto a los principales riesgos tributarios que los profesionales enfrentan en la actualidad, el 17% encuentra que la utilización de planillas de cálculo es lo más riesgoso, el 15% revela ser el limitado tiempo que se destina al análisis y planificación estratégica y el 10% reconoce que el principal desafíos es la gestión y administración de los papeles de trabajo y también la dificultad que existe para automatizar procesos.