Hoy mientras las empresas se preparan para los cambios prometidos por las tendencias de digitalización, el equipo de TI tiene una oportunidad para realizar una auditoría del sistema existente en la empresa. Este paso proactivo ayuda a garantizar la infraestructura tecnológica necesaria para las nuevas iniciativas y permite contar con tecnología innovadora para la evolución de los modelos del negocio.
Durante este proceso es importante detectar aquellos elementos del software que le impiden cumplir con las necesidades de la empresa. Un ejemplo de esto son aquellos patrones y errores repetidos, que retrasan los procesos y crean complicaciones mayores, órdenes demoradas, faltas en el inventario, cotizaciones lentas, pilas de papeles y el personal frustrado y confundido.
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A continuación, algunas señales que nos muestran la necesidad de actualizar el sistema:
Rotación del personal: La pérdida de trabajadores, ausencias frecuentes y una falta general de entusiasmo del personal son señales de estrés y de incumplimiento de las demandas de los clientes y las presiones del mercado. Esto puede ser causa de un mal sistema.
Cuellos de Botella: Pueden existir procesos en planta que se atrasen o que las facturas se demoren en forma crónica. Las ventas no pueden seguir el ritmo de las cotizaciones, o las órdenes no se facturan a tiempo, generando la duda acerca de si se están cubriendo los costos de las operaciones.
Aumento de los errores: Las fallas más frecuentemente son en el inventario de stock de materias prima. Las deficiencias en los envíos escalan y los procesos llegan al límite, como los camiones de entrega que llegan con órdenes parciales o con los ítems equivocados.
Control de calidad: La calidad del producto sufre cuando las máquinas, los sistemas y el personal están sobrecargados con trabajo, o con la complejidad de las órdenes. Los errores no se detectan hasta que es demasiado tarde, las normas se relajan a medida que el personal corre para completar sus tareas y cumplir con las demandas de los supervisores y clientes descontentos. Se llega a una situación en la que se despachan productos que no cumplen con el estándar de la marca.
Clientes descontentos: Los clientes pueden comunicarse con la empresa cuando son conscientes del primer error y caída en la calidad, pero no siempre lo hacen. Sin embargo, hablan, se quejan y expresan su descontento en las redes sociales. Luego, los clientes más leales podrán tener una conversación sincera y dar una segunda oportunidad. ¿Y los otros clientes descontentos? Hace rato que se fueron con la competencia.
Frecuentes paradas inesperadas: Cuando en la empresa hay un alto volumen de trabajo, lo primero que se elimina es el mantenimiento preventivo. No hay tiempo para dejar una máquina offline para hacerle el mantenimiento: calibración, reemplazo de repuestos, y el cuidado preventivo recomendado. El equipo, al no ser mantenido, traerá problemas tarde o temprano produciendo paradas inesperadas y más prolongadas que cuando se hace de manera prevista.
Incumplimiento de normas: Los clientes, proveedores y colegas del mercado cuentan con ciertas expectativas en cuanto a los productos. Esperan que las órdenes puedan realizarse en portales online, tener herramientas de cotización y configuración, contar con visibilidad del estatus de las tareas, en tiempo real y con proyecciones precisas. Si la empresa no cumple con estas condiciones, recibirán quejas del producto y de los servicios.
Exceso de desperdicios: El material de descarte puede aumentar los costos rápidamente y gastar la materia prima, afectando la rentabilidad. Los desperdicios pueden ser tanto en materia como en tiempo. Cada vez que el personal tiene que esperar para operar las máquinas y el material, se pierde tiempo y dinero.
Falta de visibilidad de la cadena de suministro: Cuando se trabaja con varios proveedores, en diferentes países, se requiere contar con visibilidad del estado de las órdenes y la capacidad de saber dónde están. La falta de visibilidad trae falta de control; sin control se aumenta el riesgo de demoras costosas.
Utilización de hoja de cálculo: Un personal frustrado con el sistema actual lo abandona y se vuelca a los procesos manuales y a hojas de cálculo. Si les cuesta conseguir reportes, así como encontrar los datos que necesitan para tomar decisiones, la causa es falta de usabilidad del mismo.
Falta de certeza de los márgenes: En el caso de empresas de manufactura con un gran volumen de tareas de make-to-order (MTO) y engineer-to-order (ETO), resulta fácil perder noción del costo total del proyecto para poder cotizar y facturar adecuadamente. Los cambios de último momento en las órdenes son frecuentemente la causa. El personal está tan focalizado en cumplir con los requerimientos del cliente que no registran el uso de nuevos materiales, de los repuestos y de la mano de obra utilizada para la tarea. Como resultado no se cuenta con la certeza de que el trabajo ha sido rentable.
Poca visibilidad de los datos: Se cuenta con datos de máquinas, socios, clientes pero no con herramientas para utilizarlos. Resulta difícil utilizar los datos de los sensores inteligentes en datos que se pueden utilizar para tomar decisiones. Este es un problema común, y se puede resolver con una solución que tenga funcionalidades de análisis y ciencia de datos. A medida que el uso de sensores en los productos, vehículos y máquinas aumenta, la proliferación de datos se multiplica exponencialmente. No solo hace falta un lugar para almacenarlos, sino contar con las herramientas para poder analizarlos. No poder hacer esto es un riesgo.
Imposibilidad de conectar con redes: No permite agregar ni integrar otras aplicaciones. Este tipo de arquitectura ocasiona que sean mucho más lentos el trabajo y las tareas.
La organización que posea alguno o varios de estos síntomas debe considerar invertir en una nueva solución o en hacer un upgrade de la solución existente para ser competitiva. Si no se cuenta con un sistema empresarial que permita operar al máximo de la posibilidad de la empresa, las presiones del mercado existente la dejarán por fuera. Se corre el riesgo de ser obsoleto y perder la posición en el mercado. Estas alertas son señales a las que se les debe prestar atención, antes que sea demasiado tarde.
Por Juan Carlos Escamilla, gerente comercial Infor Chile